Échanger en mode synchrone (présentiel ou à distance)

Le travail en équipe nécessite d’organiser des réunions, pour définir les objectifs, pour partager les informations, pour faire le point. Pour être efficace en ligne, il vous faudra :

1. Pouvoir discuter de vive voix et/ou par vidéo. De nombreux outils de Web-conférence existent.

2. Partager un support, soit en partageant votre écran (ce que permettent les outils de web-conférence) ou mieux, en partageant un document collaboratif (tableau ou document texte)

Les bonnes pratiques d'une organisation d'une réunion : il faut une date, une durée, un ordre du jour, un compte rendu, une personne qui s’assure d’initier la conférence et qui invite tout le monde, une personne qui gère le temps. 

Organiser les échanges asynchrones

Tout au long du déroulé du projet, vous aurez à échanger des informations, de prévenir vos collègues que vous avez fini une tâche, de faire circuler des documents. Si vous gérez cela par email ou par page facebook, vous risquez d’être débordés, de ne jamais retrouver l’information qui vous intéresse, et de dupliquer les documents.
Organisez vos échanges dans des canaux de discussion dédiés. Ne transférez jamais un document, mais un lien vers celui-ci dans un espace de stockage partagé.

Gérer le projet

Définir les tâches à réaliser, les attribuer, définir et respecter des échéances. Faire le point sur l’avancement. Bref, savoir où vous en êtes sur le projet. Les outils supportent en général un mode de gestion agile du projet avec souvent un Kanban.

Stocker, partager et organiser des documents

Vous aurez besoin dans votre projet d’au moins un espace de stockage partagé, et de pouvoir éditer ces documents. Plusieurs classes d’outils sont intéressantes dans le cadre des projets :

1. les outils d’écriture collaborative qui permettent d’écrire à plusieurs en même temps sur un document. Bien pratique lors des réunions synchrones, mais aussi pour contribuer à plusieurs sur un rapport. Ces outils existent pour les textes, mais aussi pour les tableurs, et les diaporamas ;

2. les outils de remue méninges, tableaux blancs et autres cartes heuristiques permettent d’organiser des réunions d’idéation ;

3. les plates formes de développement logiciel sont orientées vers la gestion de versions de documents. Particulièrement efficaces pour gérer un projet de développement avec du code source (logiciel, mais aussi documentation). Cela nécessite un apprentissage spécifique qui sera vite rentabilisé. Notez qu’il existe maintenant des environnements de développement permettant l’écriture collaborative de code source (nous ne préconisons pas d’outil de ce genre).

Avant tout s’organiser

Un projet réussi est un projet où les aspects cités ci-dessus sont gérés. Les outils facilitent la génération et l’échange d’informations, sans plus. Il va falloir choisir les outils, les organiser, définir et suivre l’organisation de votre projet.

Notez aussi que ces outils s’articulent, et que certains proposent ou permettent d’articuler différentes fonctionnalités.

Auteur : J-M. Gilliot.

Échanger en mode synchrone à distance

Fin de la license institutionnelle 06/11/2026 À privilégier : Webex CISCO : outil propriétaire de visio- et web-conférence ; possibilité d'utiliser les salles de visio-conférence de l'école ; connexion en web-conférence grâce à l'outil Webex (à installer sur vos mobiles et/ou PC perso). lien vers le tutoriel

À privilégier : Webconf : projet open-source, sur une base de Big Blue Button, compte IMT Atlantique, maintenu par l'IMT, fonctionnement directement dans le navigateur.

Rendez-Vous : projet open-source et gratuit, sur une base de Jitsi-Meet, avec ou sans compte IMT Atlantique, maintenu par RENATER, fonctionnement directement dans le navigateur.

Microsoft Teams : avec votre license éducation école Microsoft 365 (Pour obtenir le lien de connexion aller dans Pairuc > Se Connecter > Mon Profil > Communication de mes informations personnelles > Microsoft Azure)

Échanger en mode synchrone en présentiel

Réserver une salle de collaboration : application CARAE, (App Store ou Google Store) ou reservation.imt-atlantique.fr (s'authentifier en haut à droite),

Réserver une salle de cours : contacter le pôle scolarité de votre campus,

Réserver une salle de réunion de département : contacter votre enseignant-chercheur, encadrant/tuteur de votre projet (si dans le cadre d'un projet).

Liste des salles de cours (nombre de places, nombre de tableaux, etc.) et leurs équipements : https://intranet.imt-atlantique.fr/multimedia/liste/

Pour réaliser une visio dans une salle équipée de visio-conférence, la solution consiste à utiliser les outils de web-conférence mentionnés dans la section Échanger en mode synchrone à distance et à utiliser 

1) soit une barre de type polycom (Poly Studio). 

2) soit l'équipement de visio-conférence de votre salle s'il a l'option En mode device (à vérifier en filtrant Visio en mode device sur la liste des salles)

Consultez la documentation de la DISI.

Organiser les échanges asynchrones

À privilégier : Mattermost : projet open source, serveur disponible à l'école. Communication textuelle via des canaux de discussion. Partage de fichiers. Connexion avec des services externes (GitHub, Dropbox, Google drive, etc)

Fin de la license institutionnelle le 06/11/2026  Webex CISCO : outil propriétaire de visio- et web-conférence ; possibilité d'utiliser le mode Equipes pour créer des fils de discussion. lien vers le tutoriel

Microsoft Teams : avec votre license éducation école Microsoft 365 (Pour obtenir le lien de connexion aller dans Pairuc > Se Connecter > Mon Profil > Communication de mes informations personnelles > Microsoft Azure)

Slack : outil propriétaire. Communication textuelle via des canaux de discussion. Partage de fichiers. Connexion avec des services externes (GitHub, Dropbox, Google drive, etc). Outil orienté gestion de projets.

Discord : outil propriétaire, Communication textuelle et audio via des canaux de discussion. Partage de fichiers. Outil orienté chat (initialement conçu pour les "gamers").

Listes de diffusion IMT Atlantique,  tutoriel de la DISI ICI

Gérer le projet à plusieurs

Agile

(Léger) Gitlab-df : plateforme web de développement logiciel. Serveur IMT Atlantique disponible pour les élèves. Possibilité d'inclure un tableau Kanban pour les tâches (sous forme de ticket/issue) et/ou road map (milestones). ⚠️ les dépôts sont effacés tous les ans. 

(Léger) Trello : outil de gestion de projet en ligne et collaboratif, inspiré de la méthode Kanban. Très pratique pour le partage de tâches (au niveau micro de la gestion de projets). Appartient à Atlassian.

(Complexe) Taïga : plateforme en ligne de gestion de projet gratuit et open-source orienté agile, serveur disponible à l'école. Deux types de projet possibles : Kanban ou SCRUM.

(Encore plus complexe) Jira : plateforme en ligne de gestion de projet agile et de suivi de tickets, propriétaire, appartient à Atlassian. Complexe à mettre en oeuvre et à maintenir pour un projet académique.

Cascade

À privilégier : GanttProject : outil gratuit de planification temporelle (Gantt). Cloud possible (admin + 2 collaborateurs)

TeamGantt : outil freemium, propriétaire. 1 manager (création des tâches) et 2 collaborateurs. 1 projet et 60 taches maxi.

Trello et Jira permettent également de créer des roadmaps (ou timeline).

⚠️ si vous utilisez des données qui ne vous appartiennent pas (partenaire, client, enseignant-chercheur, etc.), en particulier des données sensibles, vous devez OBLIGATOIREMENT demander l'autorisation au propriétaire de la donnée pour utiliser des plateformes hébergés hors Europe (Atlassian, Microsoft,  etc.).

Stocker, partager, organiser des documents

Ecriture collaborative

Partage d'IMT: partage de fichiers (y compris synchronisation de fichiers multi équipements) et écriture collaborative via ONLYOFFICE, serveur hébergé dans une école du groupe IMT. Partage de dossier ou de fichiers possibles avec un utilisateur externe à l'IMT via un partage de lien. Consulter la documentation ICI.

Overleaf : éditeur Latex en ligne et collaboratif ; compte payant accessible via l'authentification sur votre compte école

framapad et framacalc : outils en ligne produit par framasoft.org. Ecriture collaborative "lègère" , pratique notament pour la prise de notes en réunion. 

Word sur Microsoft 365 : accès par votre compte école. Il faut avoir activer le transfert de données via Microsft Azure. Didacticiel de la DISI ICI. Les données échangées sur cette plateforme ne doivent pas être sensibles, ni concerner des données personnelles (cf. préambule du didacticiel).

Remue-méninges et cartes heuristiques

miro : outil propriétaire, collaboratif en ligne de type tableau blanc pour idéation et remue-méninges

Freeplane : outil gratuit de cartes heuristiques (mentales), peut être détourné pour faire du découpage en lots et en tâches. Non collaboratif.

framamindmap : outil gratuit de cartes heuristiques (mentales) en ligne mais non collaboratif (pas de modifications simultanées). Outils de mise en forme et ergonomie simples.

Plateformes de développement logiciel

Lien vers le tutorial git (projet CODEVSI Brest)

Gitlab-df (serveur IMT Atlantique)  : plateforme web de gestion de projets logiciels, serveur disponible à l'école. Outil de suivi de version git.

Github : plateforme web de développement logiciel, non hébergé à l'école.