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    Pour travailler en équipe sur un projet, il faut pouvoir échanger, collaborer, gérer le projet et gérer des documents. De nombreux outils collaboratifs existent en ligne et permettent de travailler (presque) aussi bien à distance qu’en présentiel. Il n’existe pas un outil idéal et complet convenant à toutes les équipes et tous les projets, mais il est intéressant de les classer par fonctionnalités.

     

    Échanger en mode synchrone

     

    Le travail en équipe nécessite d’organiser des réunions, pour définir les objectifs, pour partager les informations, pour faire le point. Pour être efficace en ligne, il vous faudra :

     

    1. Pouvoir discuter de vive voix et/ou par vidéo. De nombreux outils de Web-conférence existent.

    2. Partager un support, soit en partageant votre écran (ce que permettent les outils de web-conférence) ou mieux, en partageant un document collaboratif (tableau ou document texte)

     

    Les bonnes pratiques d'une organisation d'une réunion : il faut une date, une durée, un ordre du jour, un compte rendu, une personne qui s’assure d’initier la conférence et qui invite tout le monde, une personne qui gère le temps. 

     

    Organiser les échanges asynchrones

     

    Tout au long du déroulé du projet, vous aurez à échanger des informations, de prévenir vos collègues que vous avez fini une tâche, de faire circuler des documents. Si vous gérez cela par email ou par page facebook, vous risquez d’être débordés, de ne jamais retrouver l’information qui vous intéresse, et de dupliquer les documents.
    Organisez vos échanges dans des canaux de discussion dédiés. Ne transférez jamais un document, mais un lien vers celui-ci dans un espace de stockage partagé.

     

    Gérer le projet

     

    Définir les tâches à réaliser, les attribuer, définir et respecter des échéances. Faire le point sur l’avancement. Bref, savoir où vous en êtes sur le projet. Les outils supportent en général un mode de gestion agile du projet avec souvent un Kanban.

     

    Stocker, partager et organiser des documents

     

    Vous aurez besoin dans votre projet d’au moins un espace de stockage partagé, et de pouvoir éditer ces documents. Plusieurs classes d’outils sont intéressantes dans le cadre des projets :

     

    1. les outils d’écriture collaborative qui permettent d’écrire à plusieurs en même temps sur un document. Bien pratique lors des réunions synchrones, mais aussi pour contribuer à plusieurs sur un rapport. Ces outils existent pour les textes, mais aussi pour les tableurs, et les diaporamas ;

    2. les outils de remue méninges, tableaux blancs et autres cartes heuristiques permettent d’organiser des réunions d’idéation ;

    3. les plates formes de développement logiciel sont orientées vers la gestion de versions de documents. Particulièrement efficaces pour gérer un projet de développement avec du code source (logiciel, mais aussi documentation). Cela nécessite un apprentissage spécifique qui sera vite rentabilisé. Notez qu’il existe maintenant des environnements de développement permettant l’écriture collaborative de code source (nous ne préconisons pas d’outil de ce genre).

     

    Avant tout s’organiser

    Un projet réussi est un projet où les aspects cités ci-dessus sont gérés. Les outils facilitent la génération et l’échange d’informations, sans plus. Il va falloir choisir les outils, les organiser, définir et suivre l’organisation de votre projet.

    Notez aussi que ces outils s’articulent, et que certains proposent ou permettent d’articuler différentes fonctionnalités.

    Auteur : J-M. Gilliot.

    • Echanger en mode synchrone

      À privilégier : Webex CISCO : outil propriétaire de visio- et web-conférence ; possibilité d'utiliser les salles de visio-conférence de l'école ; connexion en web-conférence grâce à l'outil Webex (à installer sur vos mobiles et/ou PC perso). lien vers le tutoriel

      Jitsi-Meet : projet open-source et gratuit, pas de compte, pas d'installation client, fonctionnement directement dans le navigateur

      Microsoft Teams : avec votre license éducation école Microsoft 365 (Pour obtenir le lien de connexion aller dans Pairuc > Se Connecter > Mon Profil > Communication de mes informations personnelles > Microsoft Azure)

    • Organiser les échanges asynchrones

      À privilégier : Mattermost : projet open source, serveur disponible à l'école. Communication textuelle via des canaux de discussion. Partage de fichiers. Connexion avec des services externes (GitHub, Dropbox, Google drive, etc)

      Ou Webex CISCO : outil propriétaire de visio- et web-conférence ; possibilité d'utiliser le mode Equipes pour créer des fils de discussion. lien vers le tutoriel

      Microsoft Teams : avec votre license éducation école Microsoft 365 (Pour obtenir le lien de connexion aller dans Pairuc > Se Connecter > Mon Profil > Communication de mes informations personnelles > Microsoft Azure)

       

      Slack : outil propriétaire. Communication textuelle via des canaux de discussion. Partage de fichiers. Connexion avec des services externes (GitHub, Dropbox, Google drive, etc). Outil orienté gestion de projets.

      Discord : outil propriétaire, Communication textuelle et audio via des canaux de discussion. Partage de fichiers. Outil orienté chat (initialement conçu pour les "gamers").

      Listes de diffusion IMT Atlantique

       

    • Gérer le projet à plusieurs

      Agile

      Taïga : plateforme en ligne de gestion de projet gratuit et open-source orienté agile, serveur disponible à l'école. Deux types de projet possibles : Kanban ou SCRUM.

      Jira : plateforme en ligne de gestion de projet agile et de suivi de tickets, propriétaire, appartient à Atlassian

      Trello : outil de gestion de projet en ligne et collaboratif, inspiré de la méthode Kanban. Très pratique pour le partage de tâches (au niveau micro de la gestion de projets). Appartient à Atlassian.

      Cascade

      À privilégier : GanttProject : outil gratuit de planification temporelle (Gantt). Cloud possible (admin + 2 collaborateurs)

      TeamGantt : outil freemium, propriétaire. 1 manager (création des tâches) et 2 collaborateurs. 1 projet et 60 taches maxi.

      Trello et Jira permettent également de créer des roadmaps (ou timeline).

       

    • Stocker, partager, organiser des documents

      Ecriture collaborative

      Partage d'IMT: partage de fichiers (y compris synchronisation de fichiers multi équipements) et écriture collaborative via ONLYOFFICE, serveur hébergé dans une école du groupe IMT.

      Overleaf : éditeur Latex en ligne et collaboratif ; compte payant accessible via l'authentification sur votre compte école

      framapad et framacalc : outils en ligne produit par framasoft.org. Ecriture collaborative "lègère" , pratique notament pour la prise de notes en réunion. 

      Word sur Microsoft 365 : accès par votre compte école. Il faut avoir activer le transfert de données via Microsft Azure. Didacticiel de la DISI ICI. Les données échangées sur cette plateforme ne doivent pas être sensibles, ni concerner des données personnelles (cf. préambule du didacticiel).

    • Remue-méninges et cartes heuristiques

      miro : outil propriétaire, collaboratif en ligne de type tableau blanc pour idéation et remue-méninges

      Freeplane : outil gratuit de cartes heuristiques (mentales), peut être détourné pour faire du découpage en lots et en tâches. Non collaboratif.

      framamindmap : outil gratuit de cartes heuristiques (mentales) en ligne mais non collaboratif (pas de modifications simultanées). Outils de mise en forme et ergonomie simples.

       

       

    • Plateformes de développement logiciel

      Lien vers le tutorial git (projet CODEVSI Brest)

      Gitlab (serveur IMT Atlantique)  : plateforme web de gestion de projets logiciels, serveur disponible à l'école. Outil de suivi de version git.

      Github : plateforme web de développement logiciel, non hébergé à l'école.